Asistente Administrativo de proyecto

Café Selva Norte (CSN) trabaja junto a productores y organizaciones cafetaleras promoviendo una producción sostenible, rentable y resiliente frente al cambio climático.

El Área de Uso de Suelo y Agroforestería impulsa la transformación de fincas mediante la implementación y fortalecimiento de Sistemas Agroforestales (SAF), integrando el cultivo de café con especies forestales y prácticas de manejo sostenible del suelo.

Nuestro trabajo comprende el acompañamiento técnico a productores, diseño e instalación de sistemas agroforestales, monitoreo de parcelas, entrega y seguimiento de especies forestales, georreferenciación, gestión de información e indicadores, así como la articulación con cooperativas y proyectos de sostenibilidad y acción climática.

A través de este enfoque buscamos mejorar la productividad y resiliencia de las fincas, recuperar y conservar los suelos, incrementar la cobertura arbórea, contribuir a la captura de carbono y generar nuevas oportunidades económicas para las familias productoras.

Nombre del puesto

Asistente Administrativo de proyecto

Departamento / área del puesto:

Uso de Suelo y Agroforestería

Jefe o supervisor inmediato

Coordinador General del proyecto

Tipo de contrato

Contrato a plazo determinado

Modalidad de empleo

Dependiente

Sede

Jaén

Horario

• Lunes a viernes de 8:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm

• Sábados de 9:00 am a 12:00 pm

  
  

Remuneración

Según evaluación

Objetivo del puesto

Brindar soporte administrativo, logístico y documentario para la adecuada ejecución del proyecto, asegurando la organización, registro, seguimiento y archivo de la documentación administrativa y financiera, así como el apoyo en los procesos de adquisiciones, contrataciones, rendiciones de gastos y coordinación logística de las actividades programadas, contribuyendo al cumplimiento oportuno de los productos, metas, cronograma y procedimientos establecidos por Café Selva Norte.

Funciones del puesto

• Brindar soporte administrativo y logístico al Coordinador del Proyecto y al equipo técnico durante la ejecución de las actividades programadas.

• Organizar, registrar, actualizar y archivar la documentación administrativa, financiera y sustentatoria generada durante la ejecución del proyecto.

• Apoyar en la elaboración y seguimiento de requerimientos de bienes y servicios, órdenes de compra, cotizaciones, cuadros comparativos y demás documentación relacionada con adquisiciones y contrataciones.

• Realizar el seguimiento administrativo de las compras y contrataciones previstas en el proyecto, verificando su atención dentro de los plazos establecidos.

• Apoyar en la preparación, revisión y organización de rendiciones de gastos, comprobantes de pago, viáticos, movilidad y demás documentos sustentatorios.

• Mantener actualizado el archivo físico y digital del proyecto, garantizando la adecuada trazabilidad y disponibilidad de la documentación.

• Apoyar en el control y seguimiento del presupuesto, cronograma de actividades y ejecución administrativa del proyecto.

• Elaborar cuadros de seguimiento, bases de datos, reportes administrativos y consolidaciones de información requeridas por la coordinación del proyecto.

• Coordinar los aspectos logísticos necesarios para capacitaciones, talleres, reuniones, visitas de campo, pasantías y demás actividades contempladas en el proyecto.

• Apoyar en el control documentario relacionado con participantes y beneficiarios, incluyendo listas de asistencia, actas, cargos, declaraciones, fichas y otros documentos requeridos.

• Coordinar administrativamente con proveedores, cooperativas, organizaciones beneficiarias y demás actores vinculados con las actividades del proyecto.

• Apoyar en la preparación y organización de la documentación necesaria para informes, entregables, supervisiones, monitoreos y auditorías.

• Verificar que la documentación administrativa correspondiente a las actividades ejecutadas se encuentre completa, ordenada y debidamente sustentada.

• Mantener actualizados los registros de bienes, materiales, equipos e insumos adquiridos o asignados al proyecto, cuando corresponda.

• Alertar oportunamente al Coordinador del Proyecto sobre retrasos, documentos pendientes, vencimientos, inconsistencias o riesgos administrativos que puedan afectar la ejecución.

• Cumplir los procedimientos administrativos establecidos por Café Selva Norte, FONDOEMPLEO y demás disposiciones aplicables al proyecto.

• Realizar otras funciones relacionadas con la naturaleza del puesto que sean asignadas por la coordinación del proyecto.

Formación académica

• Profesional técnico o universitario o bachiller en Administración, Contabilidad, Economía, agroforestal, ambiental o carreras afines.

Experiencia requerida (años)

• Experiencia general:

  • Mínimo un (01) año de experiencia laboral general, en entidades públicas, privadas, organizaciones de cooperación, ONG, asociaciones, cooperativas u otras organizaciones.

  
  

• Experiencia específica:

  • Mínimo un (01) año de experiencia desarrollando funciones administrativas, logísticas, contables, financieras o de soporte administrativo.

  
  

  Deseable: experiencia en proyectos de desarrollo productivo, proyectos financiados por cooperación, fondos concursables, programas públicos o privados y/o proyectos vinculados al sector agrario, rural o cafetalero.

Conocimiento técnico

• Gestión administrativa y documentaria.

• Manejo y organización de archivos físicos y digitales.

• Procesos básicos de compras, adquisiciones y contratación de servicios.

• Elaboración y control de requerimientos, cotizaciones y cuadros comparativos.

• Rendiciones de gastos, viáticos y documentación sustentatoria.

• Control y seguimiento básico de presupuestos.

• Manejo de comprobantes de pago y documentación administrativa-contable.

• Elaboración de informes y reportes administrativos.

• Manejo de bases de datos y cuadros de seguimiento.

• Conocimiento básico de logística y control de bienes.

• Conocimiento de herramientas de almacenamiento y gestión documental digital.

• Deseable conocimiento de procedimientos administrativos y de ejecución de proyectos financiados por FONDOEMPLEO.

• Herramientas informáticas: manejo de Microsoft Office, principalmente Excel, Word y PowerPoint, así como herramientas de almacenamiento, inteligencia artificial y trabajo colaborativo en la nube.

Competencias específicas

• Organización y control documentario: capacidad para mantener información administrativa ordenada, actualizada, trazable y disponible.

• Seguimiento administrativo: capacidad para controlar plazos, requerimientos, compras, rendiciones y documentación pendiente.

• Atención al detalle: capacidad para identificar errores, inconsistencias o documentos faltantes antes de su presentación.

• Manejo de información: capacidad para registrar, consolidar y presentar información administrativa de manera clara y confiable.

• Planificación y priorización: capacidad para organizar simultáneamente diferentes requerimientos y actividades de acuerdo con su importancia y fecha de cumplimiento.

• Orientación al cumplimiento: capacidad para trabajar en función de cronogramas, productos, procedimientos y metas establecidas por el proyecto.

• Coordinación logística: capacidad para organizar oportunamente los recursos necesarios para reuniones, talleres, capacitaciones, actividades de campo y demás acciones del proyecto.

• Confidencialidad y manejo responsable de información: capacidad para gestionar adecuadamente información administrativa, financiera y personal vinculada al proyecto.

Competencias generales

• Responsabilidad y compromiso.

• Integridad y ética profesional.

• Trabajo en equipo.

• Comunicación efectiva.

• Proactividad e iniciativa.

• Orientación a resultados.

• Capacidad de adaptación.

• Resolución de problemas.

• Orden y disciplina.

• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos.

• Buenas relaciones interpersonales.

• Vocación de servicio.

  
  

¿Cómo postular para el puesto?

Debe enviar:

• Hoja de vida (CV)

• Dirigido a: jefe.usosuelo@cafeselvanorte.com

• Con copia a: asistentecontable2@cafeselvanorte.com

• Indicar en el título del mensaje al puesto al que está postulando

• Indicar claramente en sus documentos adjuntos sus apellidos y nombres

NOTA: La empresa cuenta con una política de no discriminación. Los CV no deben incluir foto, edad, nacionalidad, género, fecha de nacimiento o estado civil.