Buscar
  • Café Selva Norte

TDR PARA LA IMPLEMENTACION DE UN ERP



Descargar los términos de referencia

TDR ERP CSN SAC
.pdf
Download PDF • 223KB

1. DIRECTRICES DEL PROYECTO

Objetivo principal:

El presente proyecto tiene como objetivo principal la implementación de un ERP que se adecue a las características y operaciones del modelo de negocio que tiene CAFÉ SELVA NORTE SAC (CSN).

Objetivos secundarios:

● Automatizar los procesos de recolección de información en toda la cadena de suministro de CAFÉ SELVA NORTE SAC (Productiva y/o Comercial)

● Optimizar los procesos de la cadena de suministro de cada línea de negocio de CAFÉ SELVA NORTE SAC

● Generar reportes contables, operativos y gerenciales en tiempo real.

● Compartir información entre todos los componentes de la organización para iniciar un proceso de mejora continua.

● Identificar oportunidades que permitan mejorar la performance financiera de la empresa.

● Reducir errores humanos de digitación, eliminar olvidos costosos, entre otros que permitan elevar la satisfacción laboral del personal a través de la reducción del conflicto entre áreas.

● Hacer seguimiento constante a las necesidades de los clientes (Internos y Externos) así como incluirlos en nuestros procesos productivos y de mejora continua.


2. ANTECEDENTES

2.1. HISTORIA

Café Selva Norte es una alianza entre un grupo de cooperativas de la región norte de Perú y

actores privados. Las cooperativas involucradas son reconocidas en los mercados internacionales

y cuentan con estructuras profesionales, exportando cafés especiales cada año.

Café Selva Norte es una Alianza que busca el desarrollo sostenible de la cadena de valor del café

reforzando y empoderando a las principales partes interesadas: las cooperativas y sus productores.

2.2 MODELO DE NEGOCIO

La Alianza Café Selva Norte, la cual comenzó como un proyecto con 6 cooperativas del Norte,

implica 3 grandes componentes:

  • Soporte financiero para la transición a sistemas agroforestales sostenible. La oferta de paquetes técnicos bajo forma de insumos, para las áreas de macizos y áreas agroforestales. Enlazado a un componente carbono como un beneficio adicional para los socios de estas cooperativas.

  • El Componente comercial para incrementar o facilitar las ventas en el mercado Internacional

  • La construcción de una planta transformadora de café a beneficios de los miembros de la Alianza.

3. ALCANCES DE LA TAREA

3.1. Requerimientos Operativos del ERP

MULTILENGUAJE

El ERP debe poder ser utilizado en múltiples idiomas (inglés y español básicamente) de acuerdo a los requerimientos de cada usuario en forma individual. O sea, que diferentes usuarios pueden acceder al mismo tiempo al ERP y usarlo en diferentes lenguajes a la misma vez.

INTEGRACIÓN EN TIEMPO REAL DE LOS MÓDULOS Y APLICACIONES

El ERP debe permitir en todo momento poder obtener información real y precisa de la situación de la compañía. No debe haber módulos separados que se trasmiten información entre sí en procesos batch, sino que el sistema debe funcionar como un todo.

GENERACIÓN PERSONALIZADA DE REPORTES

Se debe poder generar reporting a medida de CSN SAC En la medida de lo posible deben utilizar herramientas multifuncionales para poder hacer las consultas de información.

PERSONALIZACIÓN DE LA APLICACIÓN

El ERP debe permitir que sin la necesidad de programación adicional se puedan generar nuevas tablas y nuevos campos de usuarios. Así como también la personalización de pantallas, menús, circuitos y procesos.

MULTIMONETARIO

Se debe permitir la registración de las transacciones en cualquier moneda calculando en forma automática las diferencias debido al tipo de cambio sobre cualquier registración.

MULTIMPUESTO

La definición de los cálculos impositivos se debe realizar mediante fórmulas, independizando esto de la programación, lo cual permite la libre definición de cualquier impuesto y se pueda realizar cualquier cambio sin necesidad de desarrollos adicionales o la intervención del proveedor.

MULITEMPRESA

Se debe permitir la administración de múltiples empresas y cada una de contar con su base de datos independiente con la posibilidad de consolidar información de grupos económicos.

LIBRE DEFINICIÓN DE CIRCUITOS

Se debe permitir redefinir el flujo de los circuitos administrativos con el objetivo de tener modelos mucho más flexibles y que permitan adaptar el sistema a una amplia gama de posibilidades iniciales, así como también ir adecuando el producto a los constantes cambios en las reglas de negocio.

PERSONALIZACIÓN DE PANTALLAS

Se debe poder personalizar la disposición de los campos en las pantallas del sistema con el objetivo de eliminar aquellos que no son de utilidad para la empresa y evitar así el registro innecesario de información.

INTEGRADO

Todos los módulos deben estar integrados entre sí. Cualquier transacción que se realice en alguno debe actualizar la información usada por el resto de módulos.

ESTRUCTURA DE DATOS ABIERTA

Los datos son propiedad de CAFÉ SELVA NORTE SAC y por este motivo, ante cualquier requerimiento, el sistema debe exponer su estructura de bases de datos. Esto le permite a las personas autorizadas a acceder, exportar / importar los datos que fuesen necesario para su utilización y análisis con distintos tipos de utilitarios o generadores de reportes previstos por otros proveedores y/o aplicaciones.

ARQUITECTURA CLOUD

Tenemos una gran preferencia por un sistema CLOUD NATIVO al que se pueda acceder vía navegador y a través de dispositivos móviles con diferentes sistemas operativos (IOS, Android y Windows).

ACCESIBILIDAD

Se debe contar con una accesibilidad por parte del cliente externo con respecto a reportes propios de su necesidad, que resuman el servicio a contratar, la disponibilidad de este y el resultado de lo consumido o requerido.


3.2 GESTIÓN CONTABLE Y DE DIRECCIÓN

3.2.1 CONTABILIDAD GENERAL

Debe brindar a la empresa una herramienta para poder registrar la información contable y así mismo poder hacer reporting con el objetivo de cubrir los requerimientos de la contabilidad formal que exige la SUNAT y la de gestión facilitando así el control y el trabajo de eventuales auditorías externas.

Requerimientos Generales

Multimonetario.

Se debe permitir la registración de las transacciones en cualquier moneda calculando en forma automática las diferencias debido al tipo de cambio sobre cualquier registración.

Estructura del plan de cuentas

Se debe permitir definir la estructura de las cuentas contables decidiendo en un principio la cantidad de dígitos de la cuenta contable.

Administración de múltiples vistas o dimensiones

Adicionalmente a la cuenta contable se debe poder definir dimensiones de análisis de las imputaciones. Es decir, además de imputar a una cuenta contable, se debe poder definir estructuras tales como centros de costos, unidades de negocios, sucursales, etc. Todas las dimensiones de análisis permiten ver el negocio desde diferentes perspectivas.

Control de imputación de cuentas contables por sector

Permite controlar desde qué módulo y transacción es posible imputar una cuenta contable. Por ejemplo, podremos controlar que no se pueda imputar la cuenta caja desde el módulo de Sueldos e inclusive con un asiento manual desde la propia contabilidad.

Asientos tipo

Se permite definir una serie de cuentas habituales que se asocian a cada uno de los comprobantes para agilizar la carga, por parte del operador, de asientos repetitivos y así evitar cualquier error.

Reversión de asientos

Se debe permitir la reversión de asientos de forma automatizada.

Ajuste por inflación

Se debe permitir para cada cuenta contable la modalidad de ajuste por inflación y se debe generar un reporte que permita analizar cuál ha sido el balance de la compañía ajustado por la inflación

Administración de múltiples ejercicios en forma simultánea

Permite contabilizar los movimientos de N ejercicios en forma simultánea sin necesidad de cerrar ejercicios anteriores.

Cierre de ejercicio automático

Se deben generar automáticamente los asientos de cierre de cuentas de resultado, así como los asientos de cierre y apertura de cuentas patrimoniales.

Emisión de mayores analíticos y balances en línea

Dado que la información en todo el sistema se procesa en tiempo real es factible, entre otros reportes, emitir balances en línea ya sea en formato de presentación y estructurado de acuerdo al plan de cuentas o analizarlo parado en cualquiera de las dimensiones o vistas permitiendo de esta manera trabajar con una contabilidad multidimensional.

Reportes del sistema

Se debe tener la posibilidad de que los usuarios puedan generar sus propios reportes (tanto a nivel de contenido como de presentación), por lo que se tendría una lista de reportes infinita. La herramienta más adecuada de este módulo son los cubos de análisis multidimensional denominados tablas pívot.

Emisión de mayores analíticos y balances en línea

Dado que la información en todo el sistema se procesa en tiempo real es factible, entre otros reportes, emitir balances en línea ya sea en formato de presentación y estructurado de acuerdo al plan de cuentas o analizarlo parado en cualquiera de las dimensiones o vistas permitiendo de esta manera trabajar con una contabilidad multidimensional.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PARTICULARES

Los principales son aquellos que la SUNAT solicita:

● Registro de ventas e ingresos (Programa de libros electrónicos PLE)

● Registro de compras (Programa de libros electrónicos PLE )

● Registro de operaciones con no Domiciliados (Programa de libros electrónicos PLE)

● Libro Diario (Programa de libros electrónicos PLE)

● Libro Mayor (Programa de libros electrónicos PLE)

● Libro de Kardex Valorizado (Programa de libros electrónicos PLE)

Adicionalmente tenemos que llevar en forma computarizada los siguientes libros:

● Libro de inventarios y balances

● Registro de activos fijos

● Registro de costos

● Registro de inventario permanente valorizado

● Debido al giro del negocio de exportación, debemos que presentar mensualmente además de los PDT, los PDB EXPORTADORES los cuales se generan a través del sistema al igual que los libros electrónicos.

● MANEJO DE LAS ACTUALIZACIONES DEL PLE SUNAT, PDT y PDB.

● El ERP se deberá adecuar al nuevo PCGE 2021.

El sistema ERP debe tener las siguientes consideraciones:

● Actualizado a la nueva Ley de Plástico 30844

● Importación de XML de CPE ventas

● Consulta de validez de XML de CPE compras

● Actualizado al UBL 2.1 y CUBSO SUNAT

● Alerta al contribuyente y multiusuario

● Asientos automaticos y predefinidos

● Generación automática de Libros contables según RES 234 SUNAT. Contabilidad completa y simplificada

● Generación automática de libros electrónicos 5.2 cinorasm ventas e ingresos, diario y mayor.

● Balance de comprobación: a 2 dígitos y a nivel de registro.

● Alto análisis de reportes hasta el asiento origen. Drill Down. Multiempresa.

● Consulta de ruc en línea y actualizacion de padron SUNAT.

● Acceso a la plataforma web de gestion tributaria

● Directorio de clientes

● Calendarios: Consulta de vencimientos DJ determinativas. DJ informativo, Libros electrónicos, Predios, demás obligaciones tributarias

● Alertas de vencimiento en la plataforma y alertas al correo

● Carga de retenciones (Archivo de portal sunat)

● Repositorio de declaraciones juradas y libros electrónicos (cargar archivos presentados a sunat)

● Lectura código QR para la consulta de validez de comprobantes

● Normas NIC & NIIF aplicables en CAFÉ SELVA NORTE y vinculadas

3.2.2 CONTROL PRESUPUESTARIO

El sistema debe brindar la posibilidad de brindar una herramienta eficaz para realizar el control presupuestario de los diferentes sectores de la empresa.

REQUERIMIENTOS GENERALES

Estructura del informe de control presupuestario definible por el usuario

La estructura del informe debe permitir definir el criterio de agrupación de las cuentas contables a controlar. Estos criterios (grupos contables) no deben respetar la jerarquía del plan de cuentas necesariamente. Lo cual permite “armar” grupos de control de presupuesto afines.

Modalidades de presupuestación

Se permiten ingresar los valores presupuestados para un ejercicio en unidades y/o importes. Dichos valores presupuestados pueden definirse a nivel de la cuenta contable, del producto/servicio comercializado y/o comprado.

Sectores de presupuestación

Se permiten definir sectores dentro de la estructura de la empresa a los efectos de independizar el ingreso del presupuesto por responsable dentro de la organización y resguardar la confidencialidad de la información dentro de la compañía.

Administración de versiones de presupuesto

Se permite ingresar varias versiones para un mismo presupuesto en un mismo ejercicio. Esto debe permitir administrar variaciones del presupuesto a lo largo del ejercicio o analizar diferentes escenarios. (Por ejemplo: ppto pesimista, ppto optimista)

Control presupuestario

Con toda la información que se recopila de los módulos transacciones se deben agrupar de acuerdo a la estructura de los reportes de control presupuestario definido. Una vez generado esto se pueden emitir los reportes comparativos entre los valores reales y presupuestados con el objetivo de analizar las desviaciones producidas tanto en unidades como en importes. Este reporte debe ser generado con total autonomía desde la herramienta para la generación de reportes.


3.2.3 CONTROL ANALITICO DE FLUJO DE DIVISIONES:

El ERP debe desempeñarse formalmente y con criterios de control de desempeño en las diferentes tareas y/o funciones administrativas, soporte del corazón de las líneas de negocio, no dejando de lado el control interno y formatos que manda el buen gobierno corporativo de Café Selva Norte SAC, las mismas que se debes de desempeñar en:

A) Gestión de ventas y cuentas por cobrar.

B) Facturación y seguimiento de Contratos.

C) Gestión de Cobranzas.

D) Gestión de Compras y Cuentas por Pagar.

E) Política de Activos Fijos.

F) Gestión de Almacenes.

G) Manejo de Liquidez y/o Gestión de Tesorería.

H) Gestión Fiscal y beneficios tributarios.

I) Gestión de Costos.


3.2.4 Requerimientos mínimos de operaciones

El sistema debe tener los siguientes submódulos para poder suplir toda la información que se va recaudando en el proceso de operaciones. Estos submódulos representan todos los procesos que se desarrollan en esta etapa:

A.Administración de la producción

El módulo de administración de la producción se dedica fundamentalmente a controlar y documentar lo que planifica realizar y lo que luego efectivamente se realiza. Este módulo se inicia con la orden de Servicio, la cual se debe derivar en una orden de proceso para así poder determinar la cantidad de Materia prima que se tiene y/o puede procesar y en base a eso estimar la cantidad de materiales auxiliares.

Requerimientos Funcionales Particulares

● Se debe tener una ventana específica en donde se detallen las órdenes de Servicio generadas por el área comercial para poder empezar con la planificación de procesos, La orden de proceso debe tener las siguientes condiciones de servicio: Tipo de producto, mallas, condiciones de defectos, tipo de envase, clasificación, # de Lotes a procesar en la campaña, condiciones de pago.


● El sistema debe generar las ordenes de servicios, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Planta para así evaluar si se puede cumplir con las cantidades que se están solicitando en la orden.


● Se debe tener una base de datos maestro de Clientes que indique que tipo de producto tienen, cuánto es su capacidad de producción, el histórico de % de exportación según el tipo de producto.


B.Planeamiento de la producción

Requerimientos Funcionales Particulares

● El sistema debe contar con un entorno para colocar las proyecciones que se tienen de ingreso de cada Materia Prima especificando de la organización que provienen, el tipo de Materia Prima, calidad, la fecha estimada que se daría el ingreso, entre otros detalles importantes para el servicio.

● En este entorno se debe contar con el histórico de % Exportable de cada Cliente para poder calcular el % exportable proyectado de la semana.


C.Programación del Servicio.

Este módulo está relacionado con la programación de las operaciones en la planta de Proceso, las cuales pueden ser las siguientes: ingreso de Materia Prima / controles de calidad/ descargue de productos / procesamiento de la Materia Prima / despachos. Es decir, nos dirá qué tareas se irán realizando cada día. Se podría hacer a nivel de recurso. Esto no debe ser inamovible ya que por la misma operación el status de las cosas planificadas puede ir variando día a día.

Requerimientos Funcionales Particulares

● El sistema debe tener un entorno en donde se coloquen todas las actividades diarias que tiene que realizar cada personal en función de lo que se necesite de acuerdo a la etapa del servicio. Aplica más para el tema de separación de lotes MP. programación de días de proceso, programación de días de despacho.


● Se debe poder crear formularios para recolectar la información de Recepción de manera ilimitada debido a que esta información es relevante para ver las acciones de Planta en base a las recomendaciones que CSN le da a cada cliente.

● Se debe tener un formulario de Control de Calidad con el objetivo de tener la siguiente información: Rendimiento y Calidad por tipo de Materia Prima, colocar si tiene daño de plaga o no, colocar número de sacos, colocar fecha estimada de Proceso.


D.Procesamiento

En este proceso se procesa la Materia Prima. El resultado final de este proceso es un reporte emitido por la planta piladora en la cual detallan los kg ingresados, kg exportables por malla y del cual actualmente se desprende el reporte de producción de cada tipo de Materia Prima en donde se especifica los % exportables por cliente y también los % exportables por cada tipo de Malla y/o calidad.


Requerimientos Funcionales Particulares

● Se requiere que el sistema pueda enlazar el reporte de producción realizado por planta con la base de datos de recepción y así poder consolidar toda la información en una base.


● Este reporte de planta se debe trabajar en versiones ya que cada vez que hay dia de proceso se emite y es variable.


● Este reporte de planta se debe manejar por Orden de proceso ya que es diferente para cada tipo de producto (Natuaral o Lavado y/o Verde tal cual).


● Este reporte de planta es un archivo excel y debería poder cargarse al sistema a través de una plantilla.


● Se requiere que el sistema pueda medir la variación entre cada versión que se sube. Lo ideal es ver la cantidad de sacos que han variado e incluso el calibre que se está exportando, y consolidar por cliente.


● La Materia Prima disponible es resultado del reporte de stock que envia planta.


● Se debe tener una opción para enviar de forma automática la distribución a cada persona según lo requiera.


● El sistema debe determinar la trazabilidad en base al stock y la distribución que se envía. La trazabilidad es la asociación de cada Orden (malla, marca, ETC).



E.Despacho

En este proceso se da el despacho de la Materia Prima (carga en el contenedor) y debe contener la trazabilidad de la información que se va generando.

Requerimientos Funcionales Particulares

● El sistema debe permitir cargar las fotos del despacho enviadas por planta así como toda la información que se digitaliza.


● El sistema debe permitir conocer la programación de despacho en base al programa de embarque.


F.Asignación de costos a pagar a proveedor

Este módulo es un consolidado del reporte de producción en donde se adjunta el costo por QQ que se paga por cada orden. Esto es enviado por el jefe de planta al comercial y/o administrativo asistente.

Requerimientos Funcionales Particulares

● El sistema debe tener un entorno en donde se coloque el RUC del cliente y que automáticamente genere la información relevante del reporte de producción de planta para así colocar el costo por QQ según sea el caso.


● Se requiere que al colocar la información de precios y una vez que el Jefe de Planta lo valide, debe dar la opción de validar y enviar. Para que sea enviado a administración y, al Cliente, un correo indicando las cantidades de kilos exportables, el monto a pagar, cuanto ha sido el costo por kilo exportable y también indicar las condiciones de pago.


G. Gestión de certificaciones de calidad


Requerimientos Funcionales Particulares

● Se debe considerar en el maestro de Clientes las certificaciones que deberían tener y que tiene, en base al producto y al destino.


● El sistema debe emitir reportes o notificaciones de cuando están próximas las fechas de renovación de los certificados.


● El sistema debe permitir subir los certificados asociados a cada cliente.


● El sistema debe permitir crear nuevas certificaciones que se puedan ir requiriendo eventualmente


H.Logística - Exportaciones

Este módulo debe tener como objetivo controlar y verificar toda la información que se genera desde el despacho del contenedor hasta el recibimiento del contenedor del cliente. Evaluando así todos los controles necesarios entre los agentes logísticos internos y externos debido a que en cada etapa se generan autorizaciones para el envío de documentación, así como también se va recopilando y realizando diferentes procesos.


4. Responsabilidad de los involucrados

4.1 KEY USER´S

4.1.1 Criterios Tecnicos.

Uno de los criterios de selección es el conocimiento, los key users deben tener un alto conocimiento técnico de los procesos de sus respectivas áreas, conocer la rutina de la empresa. Debido a que estos Key Users son los que pondrán los requisitos y los cambios que se requerirán en el sistema.

Los Key Users deben gestionar el flujo de información necesario para la implementación del sistema. Debe gestionar la recopilación de información que se requiera para definir los procesos actuales y los que se automatizará.


Los Key Users participarán en las decisiones importantes de la implementación, además, estos representan a sus áreas respectivamente en estas decisiones; por lo que los Key Users son el nexo de los usuarios finales y el proceso de implementación.


Entre otros criterios, los Key Users deben tener una comunicación efectiva, ya que son los responsables de comunicar los resultados y avances de la implementación del sistema. Además, debe tener una buena gestión de la motivación en la empresa para el desarrollo e implementación del sistema. Por último, los Key Users deben tener la disponibilidad de tiempo para realizar todas las tareas relacionadas al sistema que se le puedan asignar.

4.1.2 Número de User´s Café Selva Norte SAC

En base al conocimiento de las operaciones se han detectado los siguientes Users y Key Users por módulo.



4.1.3 Equipo del Proveedor.

El proponente del ERP, debe contar con un equipo multidisciplinario con conocimiento en parte de la cadena de suministro del café y conjuntamente implementaciones en planta de proceso de granos, así como conocimiento en el manejo y administración de fincas o mini fundos.

Entre otros criterios, El equipo del proveedor deben tener una comunicación efectiva, ya que son los responsables de interactuar con los Key Users en los avances de la implementación del sistema.


PROPUESTA ECONÓMICA:

• Enviar su propuesta detallada, incluyendo plan de trabajo de implementación con cronograma para la presente adquisición de un ERP al correo: w.pumayali@cafeselvanorte.com, e.guillen@ecotierra.com

• Proponer su modalidad de pago basada en Hitos de avance a satisfacción del cliente.

PERIODO DE CONVOCATORIA.

Del 11 al 19 de Mayo 2021

99 vistas0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo